Comment utiliser GTI Property
Ce guide vous explique chaque fonctionnalité de l'application, étape par étape. En moins de 10 minutes, vous serez entièrement opérationnel.
Qu'est-ce que GTI Property ?
Un aperçu rapide de ce que vous pouvez faire avec l'application.
GTI Property est un logiciel de gestion immobilière en ligne. Il centralise tout ce dont un gestionnaire de biens a besoin au quotidien : les demandes de maintenance (appelées tickets), les artisans et prestataires, les locataires et l'équipe interne.
L'application est conçue pour les agences immobilières, les gestionnaires indépendants, les bailleurs institutionnels et les syndicats de copropriété. Elle fonctionne entièrement dans votre navigateur, sans installation.
Créer son compte
Trois façons de rejoindre GTI Property selon votre profil.
En tant que gestionnaire (propriétaire du compte)
Rendez-vous sur gtiproperty.com et cliquez sur « Commencer gratuitement ». Vous pouvez vous inscrire via :
Cliquez sur « Continuer avec Google » et autorisez l'accès. Votre compte est créé en un clic, sans mot de passe à retenir.
Entrez votre email, choisissez un mot de passe (minimum 8 caractères) et votre nom. Votre espace de travail est créé instantanément.
Le premier compte créé devient automatiquement le propriétaire de l'organisation et obtient le rôle owner. C'est ce compte qui invite ensuite le reste de l'équipe.
En tant que membre invité
Si vous avez reçu un email d'invitation, cliquez sur le lien dans l'email pour accéder à l'application. Créez votre mot de passe sur la page d'inscription — votre rôle et votre organisation sont déjà configurés par votre gestionnaire.
En tant que locataire (avec un code bâtiment)
Sur la page de connexion, cliquez sur l'onglet « Rejoindre ». Saisissez le code bâtiment fourni par votre gestionnaire (format : 6 caractères, ex. X4K9AB), votre email, votre nom et un mot de passe. Votre compte est relié automatiquement à la bonne organisation.
L'espace de travail
Une fois connecté, voici ce que vous voyez.
L'interface est organisée en plusieurs sections accessibles depuis le menu latéral :
La vue principale. Toutes les demandes de maintenance de votre organisation, triées par date. Vous pouvez filtrer par statut, priorité ou prestataire.
La liste de tous vos prestataires enregistrés. Depuis cette vue, vous créez, modifiez ou supprimez les fiches prestataires. Non accessible aux locataires et prestataires.
Invitez des collaborateurs, gérez les rôles, et générez des codes d'accès pour vos locataires. Accessible uniquement aux propriétaires et gestionnaires.
Regroupez tous les tickets et fichiers par adresse et ville. Idéal pour piloter un immeuble entier, toutes unités confondues.
Retrouvez l'historique complet d'un logement précis — tickets et fichiers regroupés par adresse, ville et numéro d'appartement.
Analyse de la performance sur 3, 6 ou 12 mois : volume de tickets, délais de résolution, classement prestataires et taux SLA. Accessible aux propriétaires, gestionnaires et collaborateurs.
Créer un ticket de maintenance
Un ticket représente une demande d'intervention. Voici comment en créer un.
Dans le menu latéral ou depuis la liste des tickets, cliquez sur le bouton « Nouveau ticket ». Un formulaire s'ouvre.
Saisissez les champs suivants :
- Nom du client / locataire — La personne concernée par l'intervention.
- Numéro d'appartement — Permet de localiser rapidement le logement.
- Adresse (optionnel) — La rue du bien (ex : 12 Rue de la Paix). Utilisée avec la ville pour identifier l'immeuble.
- Ville (optionnel) — La ville du bien (ex : Paris). Combinée à l'adresse, elle regroupe les tickets par immeuble et par appartement.
- Date — La date de la demande ou de l'intervention prévue.
- Priorité — Urgent, Important ou Esthétique. Utilisez Urgent pour les problèmes affectant l'habitabilité (fuite, panne de chauffage).
- Description — Décrivez le problème en détail. C'est cette description que l'IA utilisera pour son analyse juridique.
- Imputation (optionnel) — Locataire ou Propriétaire. Vous pouvez laisser vide et laisser l'IA le déterminer.
- Montant (optionnel) — Le coût estimé ou réel de l'intervention.
- Référence assurance (optionnel) — Si un sinistre est déclaré.
Cliquez sur « Créer le ticket ». Le ticket apparaît immédiatement dans la liste avec le statut Ouvert.
Gérer les tickets
Suivez l'avancement de chaque intervention et mettez à jour les informations.
Les statuts
Chaque ticket suit un cycle de vie en trois étapes :
- Ouvert — La demande est enregistrée, aucune action en cours.
- En cours — Un prestataire a été assigné, l'intervention est planifiée ou en cours.
- Résolu — L'intervention est terminée. Le ticket est archivé mais reste consultable.
Pour modifier un ticket, cliquez sur son titre dans la liste pour ouvrir le détail, puis cliquez sur Modifier. Vous pouvez changer tous les champs, y compris le statut, la priorité et le prestataire assigné.
Historique des changements
Chaque modification de statut est automatiquement enregistrée dans la timeline du ticket, avec la date et l'heure. Vous disposez ainsi d'un historique complet de chaque intervention.
Pièces jointes
Joignez des photos, devis, factures ou rapports directement à chaque ticket.
Depuis la page de détail d'un ticket, cliquez sur Ajouter un fichier. Vous pouvez y attacher :
- Photos — JPEG, PNG, GIF, WebP (max 10 Mo)
- Documents — PDF, Word (.doc/.docx), Excel (.xls/.xlsx), texte
Chaque fichier peut être catégorisé :
- Devis — Avant l'intervention
- Facture — Après intervention
- Rapport — Compte rendu d'intervention
- Autre — Photo du problème, document divers
Si vous joignez un fichier depuis la fiche d'un prestataire, ce document lui sera automatiquement associé et apparaîtra dans sa section dans le détail du ticket.
Immeubles & Appartements
Deux vues complémentaires pour piloter votre patrimoine à différents niveaux de granularité.
GTI Property propose deux sections de navigation dédiées aux gestionnaires : Immeubles et Appartements. Elles regroupent automatiquement les tickets et fichiers selon les champs adresse, ville et numéro d'appartement de chaque ticket.
Vue Immeubles
Regroupe les tickets par adresse + ville. Idéal pour voir l'ensemble des interventions sur un bâtiment, toutes unités confondues. Chaque carte immeuble affiche le nombre de tickets ouverts et le nombre de fichiers joints.
Vue Appartements
Regroupe les tickets par adresse + ville + numéro d'appartement. Chaque carte correspond à une unité précise et affiche son historique complet : tickets, statuts, fichiers.
Ce que vous voyez dans chaque fiche
- Statistiques — Nombre total de tickets, fichiers joints, tickets ouverts et résolus.
- Tous les fichiers — L'ensemble des pièces jointes téléversées sur tous les tickets concernés, avec le lien vers le ticket correspondant.
- Historique des tickets — La liste chronologique de tous les tickets, avec statut, priorité, client et description. Cliquez sur un ticket pour l'ouvrir.
Messagerie du ticket
Échangez des messages directement dans le ticket pour centraliser toutes les communications.
Depuis le détail d'un ticket, faites défiler jusqu'à la section Messages. Tapez votre message dans le champ prévu et cliquez sur Envoyer.
Tous les membres ayant accès au ticket (selon leur rôle) peuvent lire et envoyer des messages. Les messages sont horodatés et accompagnés du nom de l'auteur.
Rapport PDF
Générez et téléchargez un rapport complet de n'importe quel ticket en un clic.
Depuis le détail d'un ticket, cliquez sur le bouton Télécharger PDF. Le rapport est créé en quelques secondes et comprend :
- Informations du ticket — Client, appartement, adresse, date, statut, priorité, imputation, montant.
- Description — Le texte complet du problème signalé.
- Analyse IA — Imputabilité, base légale, score d'urgence et réponse suggérée (si l'analyse a été lancée).
- Prestataire — Nom, société, téléphone et email du prestataire assigné.
- Historique — Toutes les modifications chronologiques avec auteur et horodatage.
- Fichiers joints — Liste de toutes les pièces jointes avec leur date de téléversement.
Demandes de devis
Gérez le cycle complet d'une demande de devis, du premier contact jusqu'à l'acceptation.
Une fois un prestataire affecté à un ticket, vous pouvez lui envoyer une demande de devis formelle. Le cycle de vie suit quatre étapes :
- Demandé — La demande est envoyée par email au prestataire avec les détails du ticket et un lien direct vers le ticket.
- Reçu — Vous marquez le devis comme reçu et saisissez le montant proposé.
- Accepté — Vous validez le devis. Le ticket continue son cycle normal.
- Refusé — Vous rejetez le devis. Vous pouvez en demander un autre ou changer de prestataire.
Pour lancer une demande, cliquez sur Demander un devis dans la section prestataire du ticket. Un email est automatiquement envoyé et une entrée est ajoutée à la timeline du ticket.
Modèles de réponse
Créez des messages types réutilisables pour accélérer vos communications.
Les modèles vous permettent de préparer à l'avance des messages fréquents : accusé de réception, rappel d'intervention, clôture de ticket…
Dans la section Modèles du menu, cliquez sur Nouveau modèle. Donnez-lui un nom et rédigez le texte.
Dans la messagerie d'un ticket, cliquez sur l'icône modèles. Sélectionnez le modèle — son texte est inséré dans le champ de réponse. Vous pouvez le modifier avant d'envoyer.
Analyse juridique par IA
Déterminez automatiquement qui est responsable d'une réparation selon le droit français.
Pour chaque ticket, vous pouvez lancer une analyse juridique automatique. L'IA lit la description du problème et la croise avec les textes de référence du droit locatif français :
- Décret n°87-712 du 26 août 1987 — Liste exhaustive des réparations locatives à la charge du locataire (menues réparations).
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 (Loi Mermaz) — Obligations du bailleur (art. 6 : décence) et du locataire (art. 7 : entretien courant).
La qualité de l'analyse dépend de la précision de la description. Mentionnez le type de problème (fuite, panne, casse…), la localisation (cuisine, salle de bain, entrée) et l'origine si connue.
Dans la section « Analyse juridique » du détail du ticket, cliquez sur le bouton Analyser. L'analyse prend quelques secondes.
Le résultat est enregistré sur le ticket et visible à chaque consultation sans relancer l'analyse.
Lire le résultat de l'analyse
Comprendre les quatre éléments du rapport IA.
- Imputabilité — Qui est responsable : Locataire, Bailleur, Partagée ou Indéterminée.
- Base légale — L'article de loi ou le décret qui fonde la décision. Utilisez cette référence dans vos courriers.
- Réponse suggérée — Un texte prêt à l'emploi pour informer votre locataire ou votre propriétaire de la suite à donner.
- Score d'urgence — De 1 à 10. Un score élevé signifie que le problème affecte l'habitabilité ou la sécurité et nécessite une intervention rapide.
Gérer les prestataires
Constituez votre réseau d'artisans et de sociétés de maintenance.
Depuis la section Prestataires du menu, cliquez sur Nouveau prestataire pour créer une fiche.
- Nom — Prénom et nom du contact principal.
- Société — Le nom de l'entreprise (plombier, électricien, gardien…).
- Téléphone — Pour le contacter en cas d'urgence.
- Email — L'email professionnel du prestataire.
Les prestataires peuvent également être invités à créer un compte utilisateur (rôle Prestataire) pour accéder directement aux tickets qui leur sont assignés. Voir la section Inviter un membre.
Affecter un prestataire à un ticket
Reliez une intervention à l'artisan chargé de l'exécuter.
Dans la liste des tickets, cliquez sur le ticket auquel vous souhaitez affecter un prestataire.
Dans le formulaire de modification, choisissez un prestataire dans la liste déroulante. Sa fiche (nom, société, email) est automatiquement rattachée au ticket.
Lors de l'upload d'un fichier, vous pouvez indiquer le prestataire associé. Devis, factures et rapports apparaîtront regroupés dans la section prestataire du ticket.
Notifier le prestataire par email
Envoyez les détails d'une intervention directement au prestataire depuis le ticket.
Une fois un prestataire affecté, le bouton Envoyer au prestataire apparaît dans le détail du ticket. Il ouvre un modal récapitulatif contenant :
- Adresse & appartement — La localisation précise de l'intervention.
- Description du problème — Le texte du ticket, tel que saisi.
- Analyse IA — Si une analyse a été lancée, le résultat est inclus dans l'email.
- Lien vers le ticket — Le prestataire peut accéder directement au ticket pour y ajouter son devis.
L'email est envoyé au nom de votre organisation. Si une adresse email de contact est configurée dans les paramètres, elle est affichée dans l'email pour faciliter la prise de contact.
Tableau de bord statistiques
Suivez la performance de votre gestion et préparez vos rapports d'assemblée générale de copropriété.
La vue Statistiques est accessible depuis le menu latéral. Elle présente une synthèse des interventions sur les 3, 6 ou 12 derniers mois, selon la période sélectionnée.
Indicateurs clés
- Volume de tickets — Total, ouverts, en cours et résolus sur la période.
- Taux SLA — Pourcentage de tickets résolus dans les délais selon la priorité : Urgent ≤ 24 h, Important ≤ 72 h, Esthétique ≤ 7 j.
Graphiques disponibles
- Tickets par mois — Histogramme : tickets ouverts et clôturés mois par mois.
- Délais de résolution — Délai moyen par priorité avec la limite SLA en référence.
- Prestataires actifs — Classement des prestataires par nombre de tickets traités sur la période.
- Infractions SLA — Graphiques en anneau par priorité : tickets dans les délais vs. tickets en dépassement.
Rôles et droits d'accès
Comprendre qui peut faire quoi dans l'application.
| Rôle | Tickets | Prestataires | Équipe | Codes |
|---|---|---|---|---|
| Propriétaire (owner) | Tous les tickets de l'org | Accès complet | Gestion complète | Génère / supprime |
| Gestionnaire (manager) | Tous les tickets de l'org | Accès complet | Invite, génère des codes | Génère / supprime |
| Collaborateur (member) | Tous les tickets de l'org | Accès complet | Non | Non |
| Prestataire (provider) | Tickets assignés uniquement | Non | Non | Non |
| Locataire (tenant) | Ses propres tickets | Non | Non | Non |
Inviter un membre de l'équipe
Ajoutez des collaborateurs, des gestionnaires ou des prestataires à votre organisation.
Accessible uniquement aux rôles Propriétaire et Gestionnaire.
Entrez l'adresse email de la personne et sélectionnez son rôle : Collaborateur, Gestionnaire ou Prestataire. Vous pouvez choisir la langue de l'email d'invitation (français ou anglais).
La personne reçoit un email d'invitation avec un lien vers l'application. Elle clique sur le lien, crée son mot de passe et accède directement à votre espace de travail. Son rôle est déjà configuré.
Pour retirer un membre, allez dans la section Équipe, trouvez l'utilisateur dans la liste et cliquez sur Retirer. Le membre n'aura plus accès à l'organisation.
Codes d'accès bâtiment
Permettez à vos locataires de s'inscrire eux-mêmes sans invitation manuelle.
Un code bâtiment est un code à 6 caractères que vous générez pour un bâtiment ou un ensemble immobilier. Vous le communiquez à vos locataires (par email, affichage, courrier), et ils s'inscrivent en autonomie.
Dans la section Équipe, sous l'onglet « Codes bâtiment », cliquez sur « Nouveau code ». Entrez un libellé (ex : « 12 Rue de la Paix — Bât A ») pour vous repérer, puis validez. Le code est généré automatiquement.
Copiez le code depuis la liste et transmettez-le. Chaque locataire utilise ce même code pour créer son compte — ils n'ont pas besoin d'invitation individuelle.
Sur la page de connexion, onglet « Rejoindre », il saisit le code, son email, son nom et un mot de passe. Son compte est relié à votre organisation avec le rôle Locataire.
Vous pouvez créer autant de codes que nécessaire (un par bâtiment, par cage d'escalier, etc.) et les supprimer à tout moment pour désactiver les nouvelles inscriptions.
Paramètres de l'organisation
Personnalisez le nom et l'email de votre organisation, utilisés dans vos emails et rapports.
Le propriétaire du compte peut configurer les informations de l'organisation depuis la section Équipe → Paramètres.
- Nom de l'organisation — Remplace « GTI Property » dans les emails d'invitation, de notification prestataire, de demande de devis et dans l'en-tête des rapports PDF.
- Email de contact — Affiché dans le corps des emails envoyés aux prestataires pour faciliter leur prise de contact directe.
Le portail locataire
Comment les locataires utilisent GTI Property.
Une fois inscrit avec un code bâtiment, le locataire accède à un espace simplifié :
- Voir ses tickets — Le locataire voit uniquement les demandes qu'il a lui-même créées, avec leur statut actuel.
- Créer un ticket — Il peut soumettre une nouvelle demande d'intervention en décrivant son problème.
- Suivre l'avancement — Il voit quand son ticket passe de Ouvert à En cours puis à Résolu.
- Ajouter des photos — Il peut joindre des photos du problème directement à sa demande.
Le locataire n'a pas accès à la liste des prestataires, à la section équipe, ni aux tickets des autres locataires.